수 십 년간 세상은 많이 변하고 변화 속도 또한 빨라졌지만 정작 의사 결정의 중요한 역할을 하는 회의 진행 방식은 바뀌지 않고 있다. 현상 유지만 급급한 회의, 의견 수렴의 수단이 아니라 처음부터 결론이 나있는 회의 등이 그것이다. 우리는 어느새 회의의 의미보다는 회의에 참석하는데 더 큰 의미를 갖고 있진 않았는가? 회의의 겉모습 보다는 정말 필요한 회의인지, 목적과 의제는 분명한지, 결론을 명확히 했는지, 사전 준비는 철저히 했는지, 회의 시간을 지켰는지, 회의록은 작성했는지, 창조적인 활동의 장이라는 마음가짐을 가졌는지를 먼저 살펴야 할 것이다.
창조적인 회의를 가능케 하는 사람을 퍼실리테이터(Facilitator) 라고 부른다. 즉, ‘회의를 수월하고 부드럽게 이끌어가는 사람’이라는 의미이다. 퍼실리테이터가 되기 위해서는 다음의 7가지 조건을 만족해야 한다. 첫째, 누구나 스스럼 없이 발언할 수 있도록 회의를 컨트롤 해야 한다. 둘째, 회의 전에 충분히 준비 되어 있어야 한다. 셋째, 회의 중 한 사람의 일방적인 발언이 되지 않도록 조율할 수 있는 능력이 필요하다. 넷째, 회의가 목표에 도달할 수 있도록 회의 프로세스를 정확히 밟아 갈 수 있어야 한다. 다섯째, 비주얼한 도해를 통해 정보를 공유할 수 있어야 한다. 여섯째, 회의 시간을 정하고 배분하고 그 시간 내에 최대한 성과를 낼 수 있어야 한다. 일곱째, 회의에서 중립적인 입장을 지켜야 한다.
회의에 있어 참가자의 발언을 이끌어 내기 위한 방법은 회의 참석자들이 편안한 기분을 느끼게 하고 회의 시 상하관계를 의식하지 않도록 하여 일방적인 정보 전달 방식이 아닌 많은 사람에게 정보 전달을 효율적으로 하기 위함이 목적이 되는 회의가 될 때 가능한 것이다. 일방적으로 자신이 하고 싶은 말만 하는 회의 보다는 다른 사람의 말에 귀 기울여 주는 자세가 요구된다. 퍼실리테이터는 이런 회의장의 분위기를 잘 파악하여 참석자 전원을 리드해 가는 자세를 보여 주는 것이 중요하다. 이렇게 이끌어낸 발언들을 토대로 회의 참석자들이 논리적으로 생각하게 하기 위해서는 먼저 회의 진행과정과 결론을 도출하는 과정 전체가 합리적 이어야 한다. 논리적으로 설명하게 되면 상대를 납득 시킬 수 있고 동의하는 사람이 많을수록 회의 운영도 유연해 지는 것 이다. 중요한 부분을 빼먹지 않기 위해서 거시적인 시각과 미시적인 시각 둘 다 요구되며 매트릭스를 통해 정리해 보거나 계층적으로 나눠 정보를 정리하는 것도 도움이 될 것이다.
마지막으로 회의에 결론은 참석들이 결론을 납득하고 마음에 의구심을 품지 않도록 하기 위해서는 회의 프로세스를 제대로 밟아 나가는 것이 필요하다. 서로간의 갈등을 해소해 가면서 더 나은 해결책을 찾아야 하겠고, 서로를 이해하고 공감함으로써 윈윈(Win-Win)이 되는 결론에 도달할 수 있는 것이다. 대안들의 합의를 이끌어가는 가치를 정량, 정성 평가를 통해 장단점을 구분할 수 있을 것이고, 조해리 창을 활용하면 서로의 대한 이해도를 넓혀가는데 도움이 될 것이다.
